Den største barriere for succes med outsourcing af it-infrastruktur ...?

Dette er en artikel, der oprindeligt er udgivet på LinkedIn, den 15. juli 2016, den gengives her, da den stadig giver mening her 7 år efter!

Efter at undertegnede denne sommer, har afsluttet endnu en række transitions-/migreringsprojekter, skåret efter samme veldokumenterede best practice model, hvor læring ved tidligere projekter samles op og forankres i modellen, og hvorved mængden af uforudsete elementer burde kunne holdes på et absolut minimum ... Så må jeg blot erkende, at der er én ting, der igen og igen udgør en trussel - som er næsten umulig at forudse ... Ikke at den er uoverkommelig eller, at den for den sags skyld decideret overrasker, men den er svær at estimere i omfang, karakter og økonomi, og min egen læring er at der næppe kan kommunikeres nok om emnet, og derfor dette debatindlæg!

Nogen har måske allerede gættet, at emnet er "teknisk gæld", hvilket sådan lidt simpelt forklaret, er det der opbygges, når "pengene sættes i banken" i stedet for at blive anvendt til løbende vedligehold og modernisering (hos nogen kommer de heller ikke i banken, de er bare brugt på noget andet). Emnet er ikke nyt, men har fået fornyet aktualitet, når mange snakker om f.eks. cloud og det at flytte sig fra CAPEX til OPEX, for herved at gøre it mere LEAN, eller oversat til Dansk; skabe en fleksibel platform for vækst (eller reduktion), hvor omkostningerne følger forbruget og gør virksomheden bedre i stand til at agere proaktivt på udfordringer i markedet, organisationen eller for den sags skyld kulturen, og hvor erkendelsen af at langsigtede it investeringer ikke altid giver et forudsigeligt endsige forventet afkast. 

Det er bare ikke altid "bare lige" ...!

Det lyder jo umiddelbart godt, men udfordringen er gammelkendt og kan genkendes som "parathed", er man moden til forandringer, har man standardiseret i tilstrækkelig grad, hvor meget legacy slæber man rundt på og paradokset er også, at man ofte må investere for at slippe for disse omkostninger på den lange bane!!??

Lad os lige, inden vi fortaber os i noget så simpelt som "hvad kan man så gøre", få aflivet et par myter ... Med teknologiens fremmarch, så opstår også muligheden for nye og bedre løsninger, baseret på billigere og mere "agile" leverancemodeller og herved med en lav indgangstærskel, hvilket åbner for ny konkurrence, som i øvrigt ofte og til stadighed forveksles med disruption, men det er vi (som oftest) langt forbi, det er ganske enkelt blot almindelig udvikling, som altid er foregået og det bliver den ved med. Den anden myte er, at "lige præcist min virksomhed/branche" kan ikke opnå konkurrencemæssige fordele ved at outsource dele af eller hele min it drift, der er ganske enkelt ikke belæg for den type udtalelser. Så uanset om motivationen for at outsource er båret af ønsket om nye "disruptive" fordele ved at anvende f.eks. cloudløsninger eller man afholder sig fra det, fordi man "ikke kan outsource", så ligger virkeligheden nok en smule der imellem, så start med en klar strategi og ...

Vælg de løsninger og den grad af sourcing, som giver her og nu gevinster og fortsæt med at forberede resten, i takt med teknisk gæld kan afvikles ...

Er standardløsninger en mirakelkur ...?
Både og ... Der er i hvert fald mange gode tiltag, hvor man simpelt, kosteffektivt, fleksibelt og med en stor grad af integration, kan flytte driften af mere eller mindre forretningskritiske it services ud i skyen, og få enten samme eller ligefrem en bedre oplevelse. De i offentligheden mest succesfulde er nok Office 365, hvor virksomheder i alle størrelser og brancher, har været i stand til at migrere en relativt forretningskritisk it service som Exchange til skyen, og i bedste fald opnået bedre tilgængelighed, mere moderne faciliteter og samtidig fået en fleksibel (billig) betalingsmodel, uden at gå på kompromis med brugeroplevelsen. Tilsvarende eksempler gør sig gældende med f.eks. CRM, der er utallige gode historier om succesfulde og cloudbaserede CRM projekter, men tilsvarende mange, hvor succesen udebliver fordi det hænger med hensyn til integrationer, og bagsiden af medaljen opstår typisk når teknisk gæld forhindrer eller ligefrem blokerer for en succesfuld udrulning.

Så svaret er nok, at det (igen efter min opfattelse) er essentielt at få basics på plads, og få etableret en platform baseret på standardisering og få udryddet diverse legacy, så hurtigt som muligt. Hernæst at få løftet og porteret de services, der ikke indgår i et standardiseret setup, og her kommer regningen ofte! Det er nemlig ret ofte, at det ikke er virksomheden selv, der er skyld i førnævnte fordom om, at vi "ikke kan outsource", det er typisk applikationsleverandører og systemhuse, der alt for ofte klamrer sig til deres egne domæner og ikke omfavner ny teknologi, og de følgende udtalelser stammer fra konkrete sager, hvor nogle af svarene var; "vor løsning kan ikke virtualiseres", "vi kan ikke supportere en off premise løsning", "licenserne må ikke anvendes i et datacenter", "vi kræver en dedikeret databaseserver, så I kan ikke konsolidere jeres SQL servere", "support ophører hvis andre leverandører patcher operativsystemet" samt "den version I kører er for gammel" (her er teknisk gæld jo så meget present), og jeg er sikker på I kan supplere med flere fra virkelighedens verden? Det er HELT SIKKERT at der er velbegrundede argumenter bag, hvorfor en applikation bliver blokerende for outsourcing, men de fleste moderne applikationsleverandører er bekendte med, at argumentationen ikke holder evigt, hvorfor man bør sikre sig ved aftaleindgåelse, at der er fokus på porterbarhed og standardiseret drift, tiden er ganske enkelt løbet fra at det er leverandørerne der får lov at bestemme over kundens it-driftsplatform (dermed ikke sagt de ikke kan/må/skal rådgive om rette løsning)!

I dag indgås der (forhåbentligt) ikke aftaler om it-drift, der ikke også indeholder en transitionsaftale, der sikrer kunden fleksible vilkår for portering af sine it services til f.eks. en anden leverandør, når/hvis det bliver aktuelt, og tilsvarende krav om at løsningen skal holdes i en tilstand hvor det er muligt!
Hvis man før et outsourcingscenarie opstod havde udvist tilsvarende adfærd, så ville problemet med teknisk gæld formentlig ikke opstå(?).

Den optimale løsning kan løbende konkurrenceudsættes/benchmarkes og er ikke "bundet" til hverken kundens eller en driftspartners specifikke it miljø!

Hvor er det så, at der alligevel opstår "udfordringer", når man vælger "den sikre vej" med standardisering og modernisering? Ja, det er jo så netop der hvor enten applikationsleverandøren ikke understøtter leverancemodellen eller hvor legacy applikationer, drivere og andre services ikke er holdt tilstrækkeligt opdateret, og der herved opstår et stort og ofte omfattende hul i afdækningen, og som det i hvert fald er min lærdom, at man ikke kan bruge nok tid på ... Det skal formentlig endda "gøre ondt" før man når på den anden side, og så må man bare håbe at "pengene har stået i banken, mens de gav lidt renter", men grundtanken er at ...

Det er overhovedet ikke gratis ikke at gøre noget!

Til gengæld tilbyder de moderne og standardiserede driftsformer, og især de meget automatiserede leverandørers, modeller en helt anden kostmodel i forhold til at sikre imod teknisk gæld på den lidt længere bane.

Min tese er, at hvis I sikrer jer god og relevant rådgivning, fra nogen der har været gennem øvelsen før jer, så er der ingen der ikke kan opnå langsigtede fordele ved at anvende de principper der ligger bag succesfuld outsourcing af it infrastruktur, uanset i øvrigt om man vælger at outsource eller man beholder driften selv!

Eliminering af teknisk gæld, indføring af serviceparadigmer og sourcing er ikke den hellige gral, så lad os starte en debat om erfaringer og andre faldgruber, og jeg håber denne artikel kan tjene til inspiration? :-)

Skrevet af: John Stumpe, IT Management Consultant, ProPartner Consulting

Disclaimer: ProPartner rådgiver markedsneutralt og anbefaler ikke specifikke løsninger og/eller leverandører, nævnte løsninger er alene eksempler.